ファミマ経営で難題?シフトの組み方と穴を空けないコツを紹介します!

エプロンの男女がホワイトボードを持っている

 

 
凛さん
法人経営店舗の新米店長
店舗経営は初めてで、悩みながら
毎日働いている。
 
ボール
ファミマ歴14年の元店長
店舗のランキングを決める
SQCコンクールで県TOP10の常連だった。
凛さんのお店の常連。

<シフトの組み方と穴を空けないコツ>

・ファミマ経営で難題?シフトの組み方
→ 人数・公開のギリギリで組まない

・人件費ギリギリで組むとどうなるのか?
→ 自分が苦しむ

・シフトに穴が空くのは何故?
→ プライベートや家庭の方が大事

・シフトイン時間が多いと仕事が進まない
→ スタッフは社員が何をしているのかよく理解していない

・どうすればシフトの穴を減らせる?
→ スタッフさんどんな仕事があるのか説明する

・スタッフさんに頼るのは悪い事では無い
→ スタッフさんにとっても頼られたり褒められるのはうれしい事

 

 
凛さん
あ、ボールさん!
いつも来てくれてありがとうございます!

 

 
ボール
やあ凛さん。
あれ?今日はこの時間帯も
シフトインしているんだ?

 

 
凛さん
そうなんですよ~。
シフトに穴が空いてしまいました💦
何か良い組み方は無いですかね??

 

 
ボール
うーん、組み方もそうなんだけど
このお店ってスタッフのシフトイン人数
少なくない??
もしかして人件費削ろうとしてない?

 

 
凛さん
多少削ってはいます。
これでもギリギリなんです💦

 

 
ボール
なるほど。
じゃあ今回はシフトの組み方と
穴を空けないコツを紹介しよう。

  

 

 

ファミマ経営で難題?シフトの組み方

 

24時間営業のロゴ

 

ファミマ経営だけでなく、シフト組みは難しいですよね。
事前に組んでいても穴が空いてしまう事も多々あります。
ここではシフト組みについて紹介します。

・人数・公開のギリギリで組まない
・人件費にはお金をかけるべき

1つずつ説明していきます。

 

 

人数・公開のギリギリで組まない

シフトを組む時に人数や公開をギリギリにしてはいませんか?
このやり方はおススメ出来ません。 

人数が少なければスタッフさんや、自分の負担が増え
公開が遅ければスケジュールやアクシデントに
弱くなってしまいます。

人数が少ない場合は、1人1人の仕事割合が大きくなります。
品出しに行ってレジが来たら走って戻る
シフトインの仕事に精一杯で、それ以外の仕事が
全く進まないなんてことになりがちです。

シフトの公開が遅ければ、スタッフさんも
家庭やプライベートのスケジュール組みが遅れ、
思わぬアクシデントが起きたりします。
その結果、シフトに穴が空きます。

〇人数が少ない → アクシデントに弱い・負担が大きい
〇シフト公開が遅い → シフトに穴が空く可能性が増える

シフトを組む時には、人数に余裕を持ち
公開も余裕を持って行いましょう。
それが自分の時間を作る事にも繋がります。

 

 

人件費にはお金をかけるべき

シフトを組む時に、自分がシフトインして
人件費を浮かせようとする人がいます。
かく言う私も、そのタイプでした。

経験した私がはっきり言える事があります。
それはやめた方が良いです。

確かに自分がシフトインすれば、その場では
人件費が浮くかもしれません。
でも考えてみてください。
自分がシフトインした分はどうなっていますか?

法人の店舗であれば、お店の経営管理のほかに
自分の出退勤を付けませんか?
その時に正直に入力すると、人件費は逆に高くつきます。
法人の方からお給料が出ますよね?
その中に残業代や社会保険などの項目もあります。
結果としてこれも店舗の人件費になります。

〇法人経営であれば店長・マネージャー
 社員の分も「人件費」になる。

人件費を浮かせる為にシフトインしても
逆に増やしてしまっては本末転倒です。
自分がシフトインするとその他の仕事も進みません。

なので自分がシフトインして、人件費を削るのは
やめたほうが良いです。

 

 

 

 
凛さん
なるほど!
人数やシフト公開日も
注意が必要ですね。
今まで自分がシフトインして人件費を
浮かせるのは当たり前だと
思っていました。

   

 
ボール
そうだね。
自分にもスタッフさんにも
無理なく進める方がアクシデントが
起きにくいね。

  

 
凛さん
でも実際、人件費がギリギリ
なんですよね・・・
なかなか他に削れるところないし・・・

  

 
ボール
うーん、人件費を削ると最終的に
自分が苦しむことになるよ。
それにホントに他で削れるところ無いの?

  

 

 

人件費ギリギリで組むとどうなるのか?

 

8人の人間が?マーク

 

人件費ギリギリで経営しようとすると
自分の時間も無くなりますし
スタッフさんの生活にも影響が出てきます。

経営では「人・物・金」とよく言われます。
「人は人材」、「物は商品」、「金は経費や売上」ですね。
人件費はこの「人・金」の部分に掛かっています。
成功すれば効果は大きいですが、多くの場合失敗します。

その理由は、自分が持たないからです。
人件費を削るという事は、人材を削り
経費も削るという事になります。

その結果どうなるのか?
14年間経営していた経験から絶対にこうなると
断言できます。
1つずつ説明します。

人件費の別記事はこちら ↓

【予算は適正?】社員が休みを取れない理由!結論:人件費が少ないです。

 

 

 

人件費を少なくしようとすると自分が苦しむ

これは「人・物・金」のうち、「人・金」に該当します。
結論から言うと、自分の体と精神が持ちません。

「人」は「人材」です。
その人材を削ると、まず自分の時間が無くなります。
スタッフさんも生活の為に働いているので
シフトに入れないと辞めていく可能性が高いです。


結果として採用広告費・新人のトレーニング
シフトインの時間が増えるなど、自分の負担が

増えていきます。
そうすると長時間勤務になり休みも無くなって
体と精神が疲弊していきます。

〇人材 → 削ると退職や自分の時間が無くなるなど
      デメリットが非常に多い

「金」は「経費や売上」の部分です。
人件費を削るとスタッフさんの分は削れますが
自分が働いた分は加算されます。

社会保険がある分、その方が高くついてしまいます。
中には残業代分も申告しないで、定時で申告される人も
居るかもしれません。というか居るでしょう。

それは愚の骨頂です。
経験上その行為は評価もされず、記録だけ見ると
働いている時間も短いので、上司によっては
やる気が無い・たるんでいると思われる事があります。

それはあまりに悲しくないでしょうか?

〇人件費 → 自分がシフトインすると、法人的には
       社会保険等が加算され、逆にマイナス

   

 

 

スタッフさんのシフトを削るのはやってはいけない事

人件費を削る為に、スタッフさんのシフトを削る人が
結構います。
基本的にそれはやめた方が良いです。

スタッフさんは生活費のために仕事に来ています。
その生活費が確保出来なければどうなるでしょう?
多くの人は辞めてしまいます。

スタッフさんが辞めると、採用の為の広告費
採用してからのトレーニング期間が必要になります。
それはお店や自分自身の負担になります。

その負担を減らすため、スタッフさんの為にも
シフトを削るのはやめた方が良いです。

〇スタッフさんも生活費のために働いている
 確保できなければ、辞めていく可能性が高い

 

 

 

人件費以外で削れないか考える

人件費を削ってはいけないと説明してきましたが
そもそも他に削れる所がないのか?
それを考えてみましょう。

要は経費を削れれば良いので、人件費で無くとも
商品原価が安いものでも、用度品削減でも良いわけです。
人件費は本当に、最後で最後の最終手段として考えましょう。

 

用度品の削り方についてはこちら ↓ 

<ファミマ経営の悩み「経費」ってどう削減すれば良いの?用度品で削ろう!>

 

  

 

 

 
凛さん
人件費を削るのはリスクも高いし
あまり意味のない事なんですね・・・
それは分かりましたが、
シフトに穴が空くのはどうして
なんでしょう?
曜日と時間も決めているのに・・・

  

 
ボール
人件費に手を出すのは
本当に最終手段だね。
シフトに穴が空くのは
ある程度仕方ないよ。
その理由になるものも説明するね。

 

 

 

シフトに穴が空くのは何故?

 

エプロンの女性が?マーク

 

シフトは早めに出していても穴が空く時はあります。
それは何故でしょうか?
お店の店長やマネージャーであれば、
お店を1番に考えている人も多いです。

しかしスタッフさんはそうではありません。
あくまで生活費の為に働いています。
これは普通に考えれば当たり前の事です。

ここでは普段お店にいると、忘れがちな事について
解説していきます。

 

 

 

プライベートや家庭の方が大事!それは当たり前の感覚

店長やマネージャーとしてお店で働いていると
お店の事が一番で、その他の事は後回しにしがちです。
実際私が店長をしていた頃は、本当にお店に
出ずっぱりでした。

そうした生活をしていくと、忘れがちな感覚があります。
「プライベートや家庭の方が大事」という感覚です。

頭ではわかっているでしょう。
でも心からそう思っていますか?
スタッフさんは心からそう思っています。

〇「プライベートや家庭の方が大事」
  これは当たり前の感覚。
〇お店が一番!は感覚としてはズレている。

なのでプライベートや家庭で、トラブルがあった場合
そちらを優先します。
学生さんでも実習などで休むことが多々あります。
しかしそれは「当たり前」です。

最初から「シフトに穴が空くこと前提」
店舗運営をしていく方が健全な考え方です。
 

 

 

休みたくて休む人は少ない

シフトに穴が空くのは当たり前だと説明しました。
これだけ聞くと「責任感が無い!」
「仲間を軽視している!」
なんて声が出てきそうです。

今のご時世、職があるのはありがたい事です。
働いている人は生活費の為に働いています。
それならこうは考えられませんか?
「休みたくて休んでいるのでは無い」と。

本人も本当は休みたくないけど、仕方がなく休んでいる
場合も考えられます。
というかそのパターンがほとんどです。

自分自身も何かトラブルやアクシデントがあった時は
休む事になるかもしれません。
ある程度は仕方ないと割り切る事も大切です。

 

 




 
凛さん
穴が空いてしまう理由は
何となくわかりました。
でもこっちにも仕事があるので
正直厳しいんですよね💦

  

 
ボール
まぁ気持ちは分かるよ。
シフトインしていると、
仕事が進まないよね。
スタッフさんは社員にどんな
仕事があるか
理解出来ていないしね。
それについても説明しようか。

 

シフトイン時間が多いと仕事が進まない

 

8人の人間が困っている

 

お店の店長やマネージャーには、シフトインしていると
進まない仕事もあります。

シフトの穴が空く事にも繋がりますが
スタッフさんは店長やマネージャー(社員)に
どんな仕事があるのか理解出来ていません。

理解してほしい気持ちもあるかも知れませんが
普通にシフトインしているスタッフさんには
なかなか気づきにくい部分です。

ここではなぜ理解していないのか?
について解説していきます。

 

 

 

スタッフさんは社員が何をしているのかよく理解していない

スタッフさんは社員がシフトイン以外で、
何の仕事があるのか良く理解していません。

そもそも仕事の全体像をスタッフさんに説明している
社員は少ないと思います。
それは誰が悪いとかでは無く、必然的な事です。

何故ならスタッフさんは、自分がシフトインしている
時間帯以外の事は良く分かりません。

店長やマネージャー・社員は、長い時間お店にいるので
全体像が見えます。

〇スタッフさんは、自分の時間帯以外のことは
 あまり理解していない。

しかしロングシフトのスタッフさんであっても
基本的に自分のシフト時間を守って、仕事をこなす事を
考えているので、細かい部分までは目が行きません。

それが通常だと思います。
なので店長やマネージャー・社員がシフトインの時間を
減らすためには、何かしらのアプローチが必要になってきます。



 

 

 
凛さん
なるほど、よく考えてみれば
確かにそうですね。
ちょっと自分目線だったのかも・・・
どうしたらシフトの穴が空くのを減らせるでしょう?

 

 
ボール
スタッフさんとコミュニケーションを
ちゃんと取る事が大事だね。
どんな仕事があるのか、それをやるには
シフトインしていては難しい事も
しっかり伝えるべきだね。

 

 

 

どうすればシフトの穴を減らせる?

 

黒い制服の女性がレジに居る

 

シフトインしながらだと、進まない仕事も多いです。
ウォークインの補充や中食の発注、バックヤードの
在庫整理・在庫確認など、仕事は多岐に渡りますよね。

法人によっては、予算管理表や個別の発注シートなども
付ける必要が出てきます。

これらの仕事はシフトインしながらでは、
なかなか厳しいです。
それにはシフトに穴を空けないようにしないといけません。

ここではシフトに穴を空けないようにする為の
アプローチの仕方について説明していきます。

 

 

 

スタッフさんにどんな仕事があるのかちゃんと説明する

アプローチの仕方と言っても、シフトインの時間を
減らすには基本的にはシフト人数を増やすか、
シフトに穴を空けないようにするかしかありません。

強引に同じ人数で、自分が抜ける事も出来なくは無いですが
やめた方が良いです。

相手からしたら「他の事したいなら人数増やしてよ!」
そう思うのが当然ですから。

シフトに穴を空けないようにするには
どうしたら良いでしょうか?

それはスタッフさんにどんな仕事があるのか
ちゃんと説明する事です。

なぜそんな事を?と思うかもしれませんが
先ほども解説した通り、スタッフさんは自分の時間帯以外の
仕事については、良く理解していません。

なのでまずはどんな仕事があるのか?
どの時間帯にやらなければいけないのか?

明確に伝える必要があります。

〇スタッフさんにも自分の仕事は、どんなものがあるのか
 ちゃんと説明する。

知らないのと知っているのでは、大きな差があります。
明確に伝えておけば、相手も納得する事が出来ます。
自分に置き換えて考えてみてください。

例えば学校の先生。
自分が生徒であれば、先生の仕事って授業やホームルーム
テスト作成・採点くらいしか見えてなかったのでは
ないでしょうか?

でも実はイベントの企画や、近隣への挨拶回りなどの
仕事もしています。
部活に至っては、休日返上で顧問をしてくれる。

なんてこともあります。

この事実を知らないのと知っているのでは
接し方や抱く感情も変わってきませんか?

店舗でもそれは同じです。
やらなければいけない仕事をちゃんと説明して
納得してもらう事で、シフトにも穴が空きづらくなります。

〇どんな仕事があるのか、理解と納得を得ることで
 シフトにも穴が空きずらくなる。

それにはもちろんお願いする事が必要です。
そしてその際に、シフトインしていては難しい事も
ちゃんと伝えましょう。
お願いする時も、相手に納得感があるのと無いのとでは
全然変わってきます。


 

 

 
凛さん
わかりました。
明確に伝えてみます!
なんかスタッフさんに頼っている
みたいで心苦しいですが💦

 

 
ボール
凛さんは1人で頑張りすぎだね。
スタッフさんに頼るのは
悪い事ではないし、むしろ
良い事もあるんだ。
その事についても説明していこう。

 

 

 

スタッフさんに頼るのは悪い事では無い

 

年配の男女

 

自分が店長やマネージャー・社員の場合
頑張ってお店を良くしよう!と、1人で張り切るのは
良く聞きます。

結論を言うと、それは絶対にやめた方が良いです。
むしろスタッフさんに頼るウェイトが大きい方が良いです。

店舗運営はチーム戦なので、1人で頑張っても
効果は薄いです。
「いやでも責任もあるし、スタッフさんに頼るのは心苦しいよ!」
そんな人も居るでしょう。
正直、私もそのタイプでした。

しかしそれでは上手くいきません。
想像してみてください。
「チーム戦なのに1人で頑張って、周りの人に全く頼らない人。」

この人って周りの人からしたら、1人でやりたいなら
1人でやれば良いのに
と思われていそうじゃないですか?

〇スタッフさんからすると、自分ってホントに必要?
 そんな感情を抱く可能性がある。

スタッフさんもその店舗で働いているメンバーなので
ある程度は貢献したいと、少なからず思っています。
それが全くパスが来ない!となると、
自分が出来る事をするしか無いですよね?

そうなると、最低限の仕事しか出来ないスタッフさんに
なってしまいます。
それはお店としてもマイナスですよね。

なのでスタッフさんに頼るウェイトは大きい方が良いです。
ただ頼りっきりもダメです。
パワーバランスが10だとしたら、自分が頑張る分が4
スタッフさんに頼る分が6くらいの割合でちょうど良いです。

 

 

スタッフさんにとっても頼られたり褒められるのはうれしい事

スタッフさんも人間なので、モチベーションが低下する
こともあります。
その原因のほとんどは、
「頼られない・認められない・褒められない」です。
これは私の経験則によるものですが、統計結果でも
同じような結果になっています。

 

仕事のやりがいランキング

エン転職・ミドルの転職「仕事のやりがいについて」の統計結果では

2位に「ひとつの仕事をやり遂げた時」
5位に「責任のある仕事を任された時」というデータがあります。

これには頼られたいという承認欲求が隠されています。
そして達成できた場合、当然褒める事になります。

スタッフさんのモチベーションや能力の向上
そしてシフトに穴を空けない意味でも、
頼ったり褒めたりしましょう。
単純に褒められるのは嬉しいですしね。

 

 

 

 
凛さん
スタッフさんに頼るか・・・
褒める事と一緒に意識してみます!
私年下ですけど大丈夫でしょうか?

 

 
ボール
そうだね!頼るのは大事な事だよ。
年上の人なら褒めるというより
感謝を伝える方が素直に
受入てくれるかもね。

 

 
凛さん
なるほど!
今日もありがとうございました!
いつも感謝してます!


 
ボール
おっ!早速使ってきたね!
そうそうその調子!
じゃあ今までの事をまとめてみようか。

 

 

<シフトの組み方と穴を空けないコツ>

・ファミマ経営で難題?シフトの組み方
→ 人数・公開のギリギリで組まない

・人件費ギリギリで組むとどうなるのか?
→ 自分が苦しむ

・シフトに穴が空くのは何故?
→ プライベートや家庭の方が大事

・シフトイン時間が多いと仕事が進まない
→ スタッフさんは社員が何をしているのか
 よく理解していない

・どうすればシフトの穴を減らせる?
→ スタッフさんどんな仕事があるのか説明する

・スタッフさんに頼るのは悪い事では無い
→ スタッフさんにとっても頼られたり褒められる
 のはうれしい事

 

  

 
凛さん
教えてもらった事を実践して
店舗経営に生かしていきますね!

 

 
ボール
そうだね。
1人で無理しないでみんなで
頑張っていってね。

エプロンの男女がホワイトボードを持っている
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